17 Vorlagen für Ablehnungsschreiben zum Kopieren und Einfügen
Eine schnelle Antwort (was sich die meisten Leser wünschen)
Wann zu senden: Innerhalb von 24-72 Stunden nach der Entscheidungsfindung.
Was es beinhaltet: Dankbarkeit, eine klare Entscheidung, eine kurze Begründung oder ein Signal, nächste Schritte und Ermutigung.
Ton: Warm, prägnant und menschlich.
Bester Kanal: E-Mail; optional kurze Voicemail oder Telefonanruf nach der Bewerbungsphase.
Kundenbindung: Vermeiden Sie diskriminierende Sprache; Erstellen Sie Notizen, die auf Ihren Prozess zugeschnitten sind.
Warum rechtzeitige und respektvolle Ablehnungen wichtig sind
Sie stärken Ihre Arbeitgebermarkeund lassen die Tür für Silbermedaillen-Kandidaten offen.
Sie reduzieren Kandidatenangst und negative Bewertungen.
Verbessern Sie zukünftige RücklaufquotenWenn Sie Erfolg haben, werden wir veröffentlichen später.
Beispiel aus der Praxis: Ein SaaS-Unternehmen schickte ein durchdachtes Ablehnungsschreiben mit einer kurzen Notiz über seine Stärken und einem Link zu seiner Talent-Community; Sechs Monate später bewarben sich 32 % der „bedauernden“ Kandidaten erneut und zwei wurden eingestellt.
Best Practices vor dem Kopieren einer Vorlage
Bestimmen Sie den Detaillierungsgrad. nach Stufen: Je später die Stufe, desto mehr Kontext werden Sie bereitstellen.
Nennen Sie etwas Reales.
Folgendes gefiel ihnen: Projekt, Einblicke oder Aufgaben-Highlights.
Geben Sie die nächsten Schritte vor Bei Bedarf: Personalakte führen, zum Talentpool hinzufügen oder für zukünftige Positionen einladen.
Seien Sie vorsichtig mit Begründungen: Verknüpfen Sie sie mit Stellenanforderungen, nicht mit persönlichen Merkmalen.
Seien Sie konsistent: Verwenden Sie strukturierte Begründungen, die sich auf eine koordinierte Bewertung beziehen Kriterien.
Anatomie einer wirksamen Ablehnung
Betreff: Klar und freundlich
Einführender Dank: Vielen Dank für ihre Mühe und Zeit
Begründung der Entscheidung: Klar und kurz
Grundsignal:Kurz, Rollenbasiert und nicht verleumderisch
Zukünftiger Weg:Leitfaden erneut anwenden oder auf Talent-Community verlinken
Warme Schlussfolgerung:Ermutigen und alles Gute wünschen
Tipp: Ersetzen Sie den Text in Klammern und passen Sie die Details je nach Stufe an.
E-Mail-Betreffzeilen sind enthalten.
1) Standard-Ablehnungsschreiben nach dem Vorstellungsgespräch
Betreff: Vielen Dank für das Vorstellungsgespräch bei [Unternehmen].
Willkommen [Name],
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mit unserem Team über die Rolle [Stelle] zu sprechen.
Nach sorgfältiger Prüfung werden wir Ihre Bewerbung nicht mehr berücksichtigen. Wir waren von Ihrer [bestimmten Website] beeindruckt, werden aber jetzt Kandidaten in Betracht ziehen, deren aktuelle Erfahrung besser zu [Hauptanforderung] passt.
Wir freuen uns über Ihr Interesse an [Unternehmen] und ermutigen Sie, sich auf zukünftige Positionen zu bewerben, die Ihrem Profil entsprechen.
Mit freundlichen Grüßen
[Name], [Titel]
2) Starker Kandidat, Silbermedaillengewinner
Betreff: Aktuelle Informationen zu Ihrer Qualifikation im Vorstellungsgespräch für die Position von [Rolle Titel]
Hallo [Name],
Sie haben Ihre Arbeit zu [Thema] sehr gut präsentiert.
Die Entscheidung fiel uns schwer. Wir haben einen Kandidaten mit umfassenderer Erfahrung in [spezifischer Nische/Technologie] ausgewählt, die für unsere kurzfristige Roadmap von entscheidender Bedeutung ist.
Mit Ihrer Erlaubnis möchte ich Ihr Profil zu unserer „Prioritätskontaktliste“ hinzufügen und Sie benachrichtigen, sobald eine geeignete Stelle verfügbar wird.
Nochmals vielen Dank,
[Name]
3) Balance zwischen Kultur und Zusammenarbeit
Betreff: Ihr Interview bei [Unternehmen]
Hallo [Name],
Wir legen Wert auf einen konstruktiven Dialog mit unserem interdisziplinären Expertenteam. Wir priorisieren derzeit Kandidaten mit nachgewiesener Erfahrung in [einem kollaborativen Stil oder Umfeld, z.
B. „Umfassender Kundendienst vor Ort“.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Suche.
Beste Grüße
[Name]
4) Kompetenzlücke (Tiefe der Fähigkeiten)
Betreff: Entscheidungsprozess für [Rollentitel]
Hallo [Name],
Vielen Dank, dass Sie das Team kennengelernt haben.
Basierend auf dem Interview und der Übung benötigen wir vertiefte Kenntnisse über [spezifische Kompetenzen, darunter: B„Scala Data Pipelines“.].
Wir empfehlen Ihnen, zukünftige Stellenangebote zu prüfen, wenn Sie mehr Erfahrung in diesem Bereich sammeln.
Alles Gute,
[Name]
5) Wählen Sie einen internen Kandidaten aus
Betreff: Update zu [Rollenposition] bei [Unternehmen]
Willkommen [Name],
Wir möchten Ihnen für Ihr Interesse und Ihre Unterstützung danken.
Die mit Ihnen geteilten Erkenntnisse. Wir haben uns entschieden, einem internen Kandidaten ein Angebot zu unterbreiten, der unsere Systeme und Kunden bereits kennt.
Es war kein Indikator für Ihre Fähigkeiten; es geht um Kontinuität. Nochmals vielen Dank für Ihre Zeit.
Mit freundlichen Grüßen
[Name]
6) Überqualifizierter Kandidat
Betreff: Zu Ihrer Bewerbung für die Stelle als [Rollentitel]
Hallo [Name],
Ihr Karriereweg ist beeindruckend.
Allerdings sind die Verantwortlichkeiten für diese spezielle Position enger, als man aufgrund Ihrer bisherigen Erfahrung in einem langfristigen, anregenden Job erwarten könnte.
Wenn Sie einverstanden sind, möchte ich Ihr Profil für zukünftige Führungspositionen reservieren.
Herzlich willkommen,
[Name]
7) Fehlende Gehaltsspannen
Betreff: Nächste Schritte für [Rollentitel]
Hallo [Zuerst Name],
Vielen Dank für Ihre Offenheit in unseren Gesprächen.
Nach Prüfung der Gehaltsvorstellungen und der genehmigten Gehaltsspanne für diese Position können wir das Projekt leider nicht weiterführen.
Wenn sich unsere Teams ändern oder die Rolle besser passt, werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen. Wir möchten Ihnen für Ihre Zeit bei uns danken.
Grüße,
[Name]
8) Standort- oder Datumsbeschränkungen
Betreff: Vielen Dank von [Firma]
Willkommen [Vorname],
Wir haben uns über Ihren Erfahrungsbericht gefreut.
Derzeit benötigen wir eine Vor-Ort-Unterstützung in [Stadt/Region] [oder „Wochenendschichtunterstützung“], die leider nicht Ihrer Verfügbarkeit entspricht.
Vielen Dank für Ihr Interesse an uns und viel Erfolg bei der Suche nach geeigneten Stellen.
Herzlich willkommen,
[Name]
9) Visa- oder Arbeitserlaubnisbeschränkungen
Betreff: Ergebnis des Vorstellungsgesprächs für [Rollentitel]
Hallo [Name],
Vielen Dank Ihnen für Ihre Zeit und Stärken.
Leider ist es uns nicht möglich, diese Position rechtzeitig zu fördern oder Arbeitsgenehmigungen zu erteilen, daher werden wir uns nun anderen Kandidaten zuwenden.
Vielen Dank für Ihr Interesse und wir hoffen, dass sich unsere Wege in Zukunft wieder kreuzen.
Mit freundlichen Grüßen
[Name]
10) Die Aufgabe entspricht nicht den Anforderungen (konstruktiv formuliert)
Betreff: Entscheidung im Anschluss an Ihre [Angelegenheit] Studie/Aufgabe]
Hallo [Name],
Vielen Dank, dass Sie [Aufgabe] erledigt haben.
Wir haben Ihren Ansatz sehr geschätzt, insbesondere [spezifische positive Eigenschaft]. Für diese Position suchen wir [spezifische Kriterien], die wir in Ihrer Bewerbung nicht durchgängig identifizieren konnten.
Vielen Dank für Ihre Zeit und viel Erfolg bei Ihrer Suche.
Grüße,
[Name]
11) Finalist in der Endphase, Angebot an einen anderen Teilnehmer abgegeben
Betreff: Aktuelle Informationen zu Ihrer Kandidatur für [Rollentitel]
Hallo [Erster Name],
Sie sind im Auswahlverfahren weit gekommen und es war mir eine Freude, Sie kennenzulernen.
Wir haben einem anderen Finalisten ein Angebot unterbreitet, dessen Ausbildung [kritischem Bedarf] besser entspricht.
Wenn sich Ihre Situation ändert oder eine ähnliche Stelle frei wird, werden wir Sie kontaktieren. Nochmals vielen Dank für Ihr Engagement.
Mit freundlichen Grüßen
[Name]
12) Derzeit keine Übereinstimmung, wird zur weiteren Bearbeitung zu den Akten gelegt.
Betreff:Vielen Dank und bleiben wir in Kontakt.
Hallo [Name],
Obwohl wir derzeit keine Stelle als [Rollentitel] anbieten, glauben wir, dass Ihre Stärken im Bereich [X] liegen geeignet für zukünftige Positionen.
Wenn Sie sich hier registrieren: [Talent Community Link oder Job Alerts], informieren wir Sie über passende Stellenangebote.
Nochmals vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse an [Unternehmen].
Willkommen,
[Name]
13) Teamumstrukturierung oder Einstellungsstopp
Betreff: Beschäftigungsaktualisierung [Rollentitel]
Hallo [Name],
Vielen Dank für Ihre Zeit während der Interviews.
Aufgrund einer internen Änderung der Prioritäten unterbrechen wir die Suche und werden derzeit keine Kandidaten mehr kontaktieren.
Vielen Dank für Ihre Geduld und wünschen Ihnen viel Glück bei Ihrer Suche.
Grüße,
[Name]
14) Verhaltensanpassungssignal
Betreff: Ergebnis des Bewerbungsprozesses
Willkommen [Name],
Wir freuen uns über Ihre Anfragebeispiele und Offenheit.In dieser Position legen wir Wert auf nachgewiesene Stärken in [einschließlich: B.
„Konfliktmanagement in funktionsübergreifenden Umgebungen“] und wir haben zum jetzigen Zeitpunkt nicht die notwendigen konsistenten Beweise gesehen, um diese These zu stützen.
Vielen Dank für das Interview und viel Glück bei Ihrer Suche.
Grüße
[Name]
15) Juniorkandidat ohne die erforderliche Erfahrung
Betreff: Interview-Update für [Rolle Titel]
Hallo [Vorname],
Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Zeit.
Wir werden Kandidaten auswählen, die in [X Jahren mit Y Werkzeugen] über mehr praktische Erfahrung verfügen werden.
Wir empfehlen Ihnen, sich unsere Einstiegs- und Praktikumsprogramme hier anzusehen: [Link].
Herzliche Grüße
[Name]
16) Angebot für den schrittweisen Ausstieg des Unternehmens (klar und mitfühlend)
Betreff: Fortsetzung des Angebotsprozesses für [Rollentitel].
Hallo [Zuerst Name],
Vielen Dank für Ihre Zeit und Geduld während des gesamten Prozesses.
Nach der Abschlussprüfung müssen wir Ihnen leider davon abraten, ein Angebot für die Stelle [Stelle] abzugeben. Diese Entscheidung basiert auf [kurzer Begründung auf Unternehmens-/Stellenebene, z.B. „Budgetplanung“] und nicht auf Ihren Qualifikationen.
Es tut mir leid, dass dies zu Enttäuschungen führen kann, und ich schätze Ihre Professionalität wirklich.
Mit freundlichen Grüßen
[Name]
17) Vorgeschlagene Alternative zur freiberuflichen/vertraglichen Tätigkeit
Betreff: Aktualisierung bezüglich [Rollentitel] und möglicher Alternative
Hallo [Vorname],
Obwohl wir keine Vollzeitstelle anbieten können In der Position [Rollentitel] waren wir von Ihrer Arbeit im Bereich [Fähigkeiten] sehr beeindruckt.
Wenn Sie an projektbasierten Aufgaben interessiert sind, bieten wir in diesem Bereich manchmal befristete Verträge an.
Wenn Sie interessiert sind, antworten Sie mit „Ja“ und ich sende Ihnen die Details.
Nochmals vielen Dank,
[Name]
Professionelle Tipps zur Verbesserung der Kandidatenerfahrung
Verwenden Sie die Worte des Kandidaten in Ihren eigenen Worten. Nennen Sie ein bestimmtes Projekt oder eine Antwort, um Ihre zu demonstrieren Interesse.
Geben Sie minimales, aber aussagekräftiges Feedback. Ein oder zwei rollenbasierte Signale reichen aus.
Passen Sie auf das Dienstalter an. Senioren oder Finalisten in der Endphase verdienen mehr Kontext oder einen kurzen Anruf.
Schließen Sie den Kreis rechtzeitig. Erstellen Sie eine interne Service-Level-Vereinbarung (z.
B. 48 Stunden) für die Lieferung Ergebnisse.
Mit Bedacht automatisieren. Verwenden Sie ATS-Vorlagen, aber personalisieren Sie die ersten beiden Zeilen.
Anspruchsvolle Themen, die Sie wiederverwenden können
Interviewinformationen für [Rollenposition] aktualisieren
Vielen Dank für Ihre Zeit bei [Unternehmen].
Entscheidung am [Rolle]
Nächste Schritte von [Unternehmen]
Vielen Dank und bleiben wir in Kontakt.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
Nur vage Plattitüden. Fügen Sie nach Möglichkeit einen klaren Grund in Bezug auf Ihre Rolle hinzu.
„Wir haben uns für das Bessere entschieden.“ Formulieren Sie es als „besser auf die Anforderungen abgestimmt oder geben Sie subjektive Begriffe an.“
Häufig gestellte Fragen
Soll ich Feedback geben?
In der Anfangsphase reicht eine kurze, allgemeine Begründung aus, in den letzten Runden sollten konkrete Signale im Zusammenhang mit der Rolle oder ein kurzer Anruf gegeben werden.
Darf ich den Grund juristisch darlegen?
Ja, sofern es sich auf die Anforderungen der Stelle bezieht und konsequent angewendet wird.
Vermeiden Sie Verweise auf geschützte Gruppen oder persönliche Merkmale.
Wie schnell sollte ich auf ein Panel-Interview antworten?
Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, sollten wir eine Bearbeitungszeit von 24 bis 72 Stunden anstreben. Wenn Genehmigungen ausstehen, senden Sie bitte eine kurze Statusaktualisierung.
Was ist, wenn ich einen Kandidaten auf dem Laufenden halten möchte?
Verwenden Sie Vorlage 2 oder 12, verlinken Sie auf Ihre Talent-Community und richten Sie eine Erinnerung für die Nachverfolgung in 60-90 Tagen ein.
Ressourcen
Society for Human Resource Management (SHRM) - Ein Leitfaden für faire und konsistente Einstellungskommunikation
Kandidatenerfahrungsberichte des Talent Council - Einblicke in die Kommunikationserwartungen der Kandidaten - Einblicke in die Erwartungen der Kandidaten
LinkedIn Talent Solutions-Ressourcen - Arbeitgeber- und Kandidatenmarke Erleben
Gewächshaus-Blogs, Lever, Workable - praktische Vorlagen und Prozesstipps
Indeed & Glassdoor - Arbeitgeberressourcen: Tipps und Tricks für eine positive Kandidatenerfahrung
Video (nützliche Übersichten)
SHRM: Best Practices für die Kandidatenkommunikation - YouTube
LinkedIn Talent Solutions: Was Kandidaten im Jahr 2025 wollen - YouTube
Greenhouse: Aufbau eines kandidatenzentrierten Rekrutierungsprozesses - YouTube
Haftungsausschluss
Diese Vorlagen dienen der allgemeinen Orientierung im Personalbereich und stellen keine Rechtsberatung dar.
Die Einstellungsgesetze variieren je nach Gerichtsbarkeit. Wenden Sie sich an Ihren Rechtsberater, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiterkommunikation den lokalen, staatlichen und nationalen Gesetzen entspricht.